1. Составить справочник статей. Статьи в отчете ДДС нужны для группировки однотипных поступлений и списаний. На счета компании поступают деньги за онлайн-курсы от 30 разных клиентов, а в отчет попадает всего одна строчка «Поступления: онлайны». И так со всеми операциями. При составлении справочника статей важно нащупать баланс: не городить слишком много статей, но и не сводить все к двум статьям «Поступления» и «Траты». Проанализировать что-либо с таким отчетом будет практически невозможно.
2. Разделить кэшфлоу по видам деятельности. Бывает три вида деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая. Если сваливать их в кучу, то будем видеть ситуацию только в целом по компании, а это чревато неправильными выводами. Например, видим постоянно отрицательный денежный поток — думаем, что компания убыточная. А если делить кэшфлоу по видам деятельности, то увидим: компания по операционной деятельности работает в плюс, но мы несем много инвестиционных расходов. Это уже совсем другая ситуация и другие управленческие решения.
3. Сгруппировать кошельки. Обычно деньги лежат много где: на расчетниках, на картах, в электронных кошельках. Плюс на электронных кошельках может быть несколько магазинов — короче, бардак полный. Поэтому мы группируем деньги по трем разделам: расчетные счета, электронные деньги и фонды. На расчетных счетах есть отдельные кошельки для авансов клиентов, чтобы не потратить их раньше времени, и налогов — чтобы всегда иметь возможность их заплатить, как только потребуется.
4. Искать аномалии и тенденции. Когда информация по поступлениям и тратам накопится хотя бы за несколько месяцев, можно будет анализировать каждую статью. Будет видно, например, что поступления по одному из направлений деятельности стабильно растут — это повод направить больше сил в эту область. Или резко возросли офисные расходы — повод разобраться. Контроль над каждой статьей позволит вам взять под контроль все деньги компании.
5. Перечислять деньги в фонды. Чтобы компания была в безопасности и постоянно развивалась, мы придерживаемся системы фондов. Определенную часть прибыли мы переводим в фонды: бонусы топам, проведение слёта команды, развитие команды, развитие компании, резервы. В целом по всем счетам у вас может быть много денег. Но когда вы понимаете, что одну часть придется пустить на зарплаты, другую на налоги, третья нужна на обучение команды — это отрезвляет.
6. Поступлений должно быть больше, чем списаний. Это золотое (основное, главное, генеральное, называйте как хотите) правило управления деньгами. Очевидно: если денег приходит меньше, чем уходит, то компания или убыточная, или прибыль не обеспечена деньгами. И то, и то — плохо. Отслеживайте соотношение поступлений и списаний каждый месяц, следите, чтобы первых было стабильно больше.
7. Должен быть ответственный. Генеральный директор сам ведет отчет ДДС только в маленьких компаниях. При первой возможности эту функцию нужно делегировать, чтобы освободить себя от рутины и переместить фокус внимания на стратегически важные задачи. Передать ведение учета денег в идеале нужно финансовому менеджеру, но на практике с этим прекрасно справится бухгалтер или ваш помощник.
8. Планировать и проверять точность. Базовый уровень управления деньгами — знать свой факт: сколько денег пришло и от кого, сколько ушло и куда. Продвинутый уровень — планировать движение денег. На каждый месяц мы составляем план по поступлениям и выбытиям. В течение месяца работаем над тем, чтобы факт сошелся с планом с точностью от 90%. Если не сошелся — делаем выводы, корректируемся в следующем месяце.
